Bitlis web tasarım firması arayan bir işletme sahibi, kısa bir aramanın ardından birbirine benzeyen vaatlerle dolu bir listeyle karşılaşır. Neredeyse her firma modern tasarım, hızlı teslim ve uygun fiyat sözü verir. Bu vaatler arasında doğru seçimi yapmak için firmaların ne söylediğine değil, ne gösterdiğine ve nasıl çalıştığına bakmak gerekir. Çünkü web sitesi teslim edilip unutulan bir ürün değildir. Seçtiğiniz ekip, sitenin güncellenmesinden güvenliğine kadar uzun süre işinizin içinde olacaktır. Yanlış bir tercih ise zaman ve para kaybına, çoğu zaman da her şeye sıfırdan başlamaya yol açar.
Bu rehberde seçim sürecini dört adımda ele alıyoruz: geçmiş işleri incelemek, çalışma düzenini anlamak, sözleşmeyi doğru kurmak ve yayından sonrasını planlamak. Her adımda soracağınız soruları ve dikkat etmeniz gereken ayrıntıları bulacaksınız. Yazının sonundaki uyarı işaretleri de görüşmeler sırasında aklınızda bir kontrol listesi gibi çalışacak. Anlatılanlar, ilk kez site yaptıracak bir işletme için de mevcut sitesini yenilemek isteyen bir işletme için de aynı ölçüde geçerlidir. Böylece kararınızı bir his üzerine değil, doğrulanabilir bilgiler üzerine kurabileceksiniz.
Bitlis web tasarım firması seçiminde portföy nasıl incelenmeli?
Bir firmanın portföyü, geçmişte neler yapabildiğinin en somut kanıtıdır; ancak ekran görüntülerinden oluşan bir sunum yeterli değildir. Listede gösterilen sitelerin adreslerini isteyin ve her birini kendiniz açın. Sitelerin hâlâ yayında olup olmadığına, sayfaların hızlı yüklenip yüklenmediğine ve telefonda düzgün görünüp görünmediğine bakın. Formları doldurup çalışıp çalışmadıklarını denemek de birkaç dakikanızı alır. Sitelerin arama motorlarında işletme adıyla bulunabildiğini kontrol etmek, firmanın teknik altyapıya verdiği önemi gösterir. Portföydeki işlerin birbirine ne kadar benzediği ayrıca önemli bir ipucudur. Farklı sektörlerden işletmeler için hazırlanmış siteler aynı kalıptan çıkmış gibi duruyorsa, firma muhtemelen tek bir temayı küçük değişikliklerle tekrar tekrar kullanıyordur. Bu her zaman kötü değildir, ama size özel tasarım vaat eden bir teklifle çelişir. Bitlis web tasarım firması adaylarını bu gözle taradığınızda liste kısa sürede daralır.
Referans listesi, portföyün tamamlayıcısıdır. Firmanın çalıştığı işletmelerden birkaçıyla doğrudan konuşabiliyorsanız bu fırsatı kaçırmayın. Sorularınızı teslim süresine uyulup uyulmadığına, iletişimin nasıl yürüdüğüne ve yayından sonra destek alınıp alınamadığına yoğunlaştırın. Memnun kalmamış bir müşteri bile değerli bilgi verir; sorunların nasıl çözüldüğünü öğrenmek, firmanın zor anlardaki tavrını gösterir. Mümkünse firmayla birkaç yıldır çalışan bir işletmeyle konuşun; uzun süreli ilişkiler, destek kalitesini açık biçimde ortaya koyar. Görüşme sırasında firmanın sizi bu müşterileriyle temas kurmaya kendiliğinden yönlendirmesi, işine güvendiğini gösteren olumlu bir işarettir. Sektör deneyimi de göz önünde bulundurulmalıdır, fakat tek belirleyici değildir. Sizin alanınızda hiç iş yapmamış bir ekip, doğru soruları sorarak işletmenizi hızla kavrayabilir. Tersine, aynı sektörde onlarca iş yapmış bir firma size de hazır bir kalıp sunmaya yatkın olabilir. Referanslardan aldığınız izlenimleri, portföyde gördüklerinizle birlikte değerlendirin. Konuşmaların kısa notlarını tutmak, birden fazla firmayı değerlendirirken ayrıntıların birbirine karışmasını engeller.
Şehirde ofisi olan bir ekiple çalışmanın elbette avantajları vardır. Yüz yüze toplantı yapmak, işletmenizi yerinde göstermek ve fotoğraf çekimi gibi işleri planlamak kolaylaşır. Yerel bir ekip, müşterilerinizin alışkanlıklarını ve şehrin ticari temposunu daha yakından tanıyor olabilir; bu bilgi, sitenin dilini ve vurgularını seçerken işe yarar. Bununla birlikte, bir Bitlis web tasarım firması ile şehir dışındaki bir ekip arasında seçim yaparken adresi değil işin niteliğini esas almalısınız. Uzaktan çalışan pek çok ekip, görüntülü görüşmeler ve paylaşılan dosyalarla süreci düzenli biçimde yürütebilir. Önemli olan ulaşılabilir olmaları, sorularınıza makul sürede dönmeleri ve sorumluluğu üstlenecek bir muhatap göstermeleridir. Yakınlık bir artıdır, ancak tek başına tercih sebebi olmamalıdır. Diğer ölçütlerde başa baş giden iki firma arasında kalırsanız, yakınlığı son belirleyici olarak kullanabilirsiniz.
İlk görüşme, firmanın nasıl çalıştığını ele verir
İlk toplantı, bir firmanın çalışma kültürünü anlamak için eşsiz bir fırsattır. Karşınızdaki ekip işletmenizi, müşterilerinizi ve siteden beklentilerinizi soruyor mu? Yoksa daha siz anlatmaya başlamadan tema örnekleri ve fiyat listesi mi gösteriyor? Dinlemeye zaman ayıran bir ekip, ihtiyacınızı doğru anladığı için daha isabetli bir teklif hazırlar. Her soruya aynı paket çözümüyle cevap veren bir yaklaşım ise sitenin işinize yaramamasıyla sonuçlanabilir. Toplantıya gitmeden önce işletmenizi ve beklentilerinizi anlatan kısa bir not hazırlamanız, görüşmenin verimini artırır. Aynı notu her firmaya ilettiğinizde, verilen cevapları karşılaştırmak da kolaylaşır. Görüşme boyunca size yöneltilen soruları not edin. Hedef kitlenizi, rakiplerinizi, mevcut tanıtım kanallarınızı ve büyüme planlarınızı merak eden bir firma, projeye yalnızca bir iş kalemi olarak bakmadığını göstermiş olur.
Ardından sürecin nasıl ilerleyeceğini sorun. Düzenli çalışan bir ekip keşif, taslak, tasarım, kodlama, test ve yayın gibi aşamaları ve her aşamada sizden ne beklediğini açıkça anlatabilir. Projede sizinle kimin muhatap olacağını, geri bildirimlerinizi hangi kanaldan ileteceğinizi ve mesajlarınıza ne kadar sürede dönüş yapılacağını öğrenin. Proje boyunca tek bir kişinin sorumlu olması, bilgilerin el değiştirirken kaybolmasını önler. Dosya paylaşımı, onay süreçleri ve toplantı sıklığı gibi pratik konuları da baştan netleştirin. Bu küçük ayrıntılar, projenin günlük akışını belirleyen asıl unsurlardır. Çalışmanın ilerleyişini izleyebileceğiniz bir test adresi sunulup sunulmadığını da sorun; yapım aşamasındaki siteyi görmek sürprizleri azaltır. Bir Bitlis web tasarım firması bu sorulara net ve tutarlı cevaplar veremiyorsa, proje başladıktan sonra da benzer belirsizliklerle karşılaşmanız muhtemeldir.
Takvim konusunda gerçekçi olun ve firmadan da gerçekçilik bekleyin. Çok kısa bir teslim süresi kulağa hoş gelse de içeriklerin hazırlanması ve onayların alınması için gereken zamanı hesaba katmıyorsa işe yaramaz. Takvimin hangi durumlarda kayabileceği baştan konuşulmalıdır. Firmanın aynı anda kaç projeyi yürüttüğünü ve sizin işinize ne kadar zaman ayırabileceğini sormak da yerinde bir sorudur. Kapasitesinin üzerinde iş alan bir ekip, iyi niyetine rağmen takvimi tutturmakta zorlanabilir. Proje takviminin bir çizelge halinde paylaşılması, iki tarafın da aynı tarihlere bakmasını sağlar. Sizin sorumluluğunuzdaki işler, yani metinler, fotoğraflar, logo dosyaları ve onaylar da bir listeye yazılmalıdır. İki tarafın görevleri netleştiğinde, gecikmelerin suçlusunu aramak yerine çözüme odaklanmak kolaylaşır. Haftalık kısa bir durum bildirimi almak da projenin rotasında ilerleyip ilerlemediğini izlemenize yardım eder.
Sözleşmede sahiplik, teslim listesi ve ödeme planı yazılı olmalı
Sözleşmenin en kritik maddesi sahipliktir. Alan adının sizin adınıza kaydedilmesi, barındırma hesabının sizin bilgilerinizle açılması ya da en azından yönetim bilgilerinin size teslim edilmesi gerekir. Alan adı firma adına alınmışsa, ileride firmayı değiştirmek istediğinizde kendi adresinize ulaşmak için onların iyi niyetine bağlı kalırsınız. Tasarım dosyalarının ve sitenin kaynak kodunun kime ait olacağı da yazılı olmalıdır. Yönetim paneline tam yetkili erişiminizin olması da bu maddenin bir parçasıdır. Sitenizin içeriğini değiştirmek için her seferinde firmadan izin beklemek zorunda kalmamalısınız. Kullanılan tema, eklenti, yazı tipi ve görsellerin lisanslarının kimin adına alındığını ve ne zaman yenilenmesi gerektiğini öğrenin. Bir Bitlis web tasarım firması ile sözleşme imzalamadan önce bu maddelerin açık olduğundan emin olmak, yıllar sonra çıkabilecek anlaşmazlıkların önüne geçer.
Teslim listesi, projenin sonunda elinize ne geçeceğini tarif eder. Sayfaların ve şablonların adları, eklenecek işlevler, yönetim panelinin kullanımına dair eğitim, kısa bir kullanım kılavuzu ve sitenin ilk yedeği bu listede yer almalıdır. Liste ne kadar ayrıntılıysa teslim anındaki tartışma o kadar azalır. Örneğin sözleşmede yalnızca iletişim formu yazılıysa, sonradan randevu sistemi istediğinizde bunun ek iş sayılması şaşırtıcı olmaz. Düzeltme haklarının kaç turla sınırlı olduğu ve bu sınır aşıldığında nasıl ücretlendirme yapılacağı da belirtilmelidir. Kapsam dışı işler için saatlik ya da iş bazlı bir ücret belirlenmesi, sonradan yapılacak eklemeleri öngörülebilir kılar. Listeye hız ve mobil uyum testlerinin sonuçlarını eklemek de faydalıdır. Teslim sırasında bu listeyi madde madde kontrol etmek ve eksikleri yazılı olarak bildirmek, son ödemeden önce atmanız gereken adımdır.
Ödeme planı, iki tarafın riskini dengeleyecek şekilde kurulmalıdır. Tutarın tamamını en başta ödemek, işin ilerleyişi üzerindeki etkinizi azaltır. Yaygın bir yöntem, ödemeyi başlangıç, tasarım onayı ve yayın gibi aşamalara bölmektir. Böylece her ödeme somut bir ilerlemeye karşılık gelir. Ödemelerin hangi belgeyle yapılacağı ve fatura düzenlenip düzenlenmeyeceği de açıkça konuşulmalıdır. Bakım ya da barındırma gibi yıllık kalemlerin ilk ödemeye dahil olup olmadığı ayrıca belirtilmelidir. Firmanın gecikmesi durumunda ne olacağı, projeden vazgeçilirse yapılmış işin nasıl değerlendirileceği ve iade koşulları da yazılı olmalıdır. Bu maddeleri konuşmak ilk başta tatsız gelebilir. Ciddi bir firma ise bu soruları doğal karşılar ve cevaplarını sözleşmeye eklemekten çekinmez. Tüm bu koşulların imza öncesinde okunup anlaşılması, sonradan yaşanabilecek sürtüşmeleri azaltır.
Yayından sonraki destek ve uzak durulması gereken işaretler
Sitenin yayına girdiği gün, aslında ilişkinin yeni bir döneminin başladığı gündür. İlk haftalarda fark edilen hataların hangi süre içinde ücretsiz düzeltileceği sözleşmede yazılı olmalıdır. Sonrasında düzenli bir bakım anlaşması gündeme gelir. Bu anlaşmanın yazılım ve eklenti güncellemelerini, yedeklemeyi, güvenlik taramalarını ve küçük içerik değişikliklerini kapsayıp kapsamadığını sorun. Bir sorun yaşandığında kime, hangi kanaldan ulaşacağınızı ve ne kadar sürede yanıt alacağınızı da öğrenin. Destek sözleşmesinde, mesai dışında ortaya çıkan acil durumların nasıl ele alınacağı da yer almalıdır. Sitenin çöktüğü bir hafta sonunda kimseye ulaşamamak, özellikle satış yapan işletmeler için ciddi kayıp demektir. Bakım hizmeti vermeyen bir firmayla çalışacaksanız, sitenin güncel tutulması için kendi planınızı yapmanız gerekir. Aksi halde güncellenmeyen bir site zamanla yavaşlar ve güvenlik açıklarına karşı savunmasız kalır.
Görüşmeler sırasında bazı işaretler sizi temkinli olmaya çağırmalıdır. İhtiyacınızı dinlemeden fiyat veren, yazılı teklif hazırlamaktan kaçınan ya da sözleşme yapmadan işe başlamayı öneren bir firma riskli bir tablo çizer. Kısa sürede arama sonuçlarında ilk sıraya çıkma sözü de sorgulanmalıdır, çünkü hiçbir ekip arama motorlarının kararlarını kontrol edemez. Portföyündeki sitelerin adreslerini paylaşmak istemeyen, alan adını kendi adına kaydetmekte ısrar eden ya da yönetim bilgilerini vermekten kaçınan firmalar da aynı kategoriye girer. Piyasanın çok altında kalan ve kapsamı belirsiz teklifler de dikkat ister, çünkü eksik bırakılan işler genellikle sonradan ek ücret olarak karşınıza çıkar. Önceki müşterilerinin sitelerine artık bakım yapmadığı ya da ulaşılamadığı anlaşılan firmalar için de temkinli olmak gerekir. Son dakika indirimleriyle hızlı karar vermeniz için baskı yapılması da hiçbir zaman iyi bir işaret değildir.
Bütün bu bilgileri topladıktan sonra adayları aynı sorular üzerinden karşılaştırın. Her firmanın portföyüne, çalışma düzenine, sözleşme taslağına ve destek koşullarına verdiğiniz notları yan yana koyduğunuzda tablo netleşir. Kısa listenizi birkaç firmaya indirdikten sonra her birinden yazılı ve ayrıntılı bir teklif isteyin. Tekliflerin aynı kapsamı anlattığından emin olmak için gerekirse ek soru sorun. Fiyatı tek başına karar sebebi yapmak yerine, fiyatın neyi kapsadığına odaklanın. Sizi dinleyen, işini gösterebilen, sözünü yazıya döken ve yayından sonra da ulaşılabilir kalan bir Bitlis web tasarım firması, uzun soluklu bir iş ortağına dönüşebilir. Karar anında içinizde kalan soruları sormaktan çekinmeyin. Cevaplardaki açıklık, birlikte çalışmanın nasıl geçeceğine dair elde edebileceğiniz en sağlam ipucudur.
Firma seçimine dair akla takılan sorular
Aynı şehirde ofisi olan bir firmayla çalışmak şart mı?
Şart değildir, ancak bazı kolaylıklar sağlar. Yüz yüze görüşmek, işletmenizin fotoğraflarını çekmek ya da acil bir sorunda hızlıca buluşmak yakın bir ekiple daha rahat planlanır. Uzaktan çalışan bir ekip de düzenli iletişim kurar, aşamaları açıkça paylaşır ve sorumlu bir muhatap gösterirse aynı verimle çalışabilir. Seçimi adrese göre değil, portföy, iletişim ve sözleşme koşullarına göre yapmak daha sağlıklıdır.
Portföydeki sitelerin gerçekten o firmaya ait olduğunu nasıl doğrularım?
Sitelerin alt kısmında çoğu zaman tasarımı yapan firmanın adı yer alır, ancak bu tek başına yeterli sayılmaz. Daha sağlam bir yol, portföyde gösterilen işletmelerden birine ulaşıp firmayla çalışıp çalışmadığını sormaktır. Firmadan projeye ait taslak ya da süreç örnekleri istemek de fikir verir. İşi gerçekten yapmış bir ekip, hangi zorluklarla karşılaştığını ve bunları nasıl çözdüğünü ayrıntılı biçimde anlatabilir.
Sözleşme yapmadan işe başlamanın bir sakıncası var mı?
Vardır ve çoğu zaman ilerleyen aşamalarda ortaya çıkar. Yazılı bir metin olmadığında kapsam, teslim tarihi, düzeltme hakları ve ödeme koşulları hafızalara kalır. Bir anlaşmazlık çıktığında hangi tarafın haklı olduğunu göstermek zorlaşır. Alan adı ve kod sahipliği gibi konular da belirsiz kalır. Küçük bir proje için bile kısa ve açık bir sözleşme hazırlamak iki tarafı da korur.
Yayından sonra firmayı değiştirmek istersem neler gerekir?
Alan adı, barındırma hesabı ve sitenin yönetim bilgileri sizdeyse geçiş oldukça sorunsuz olur. Yeni ekip mevcut dosyaları ve veritabanını alarak çalışmaya devam edebilir. Bu bilgiler eski firmadaysa önce hepsinin size devredilmesini talep etmeniz gerekir. Sahiplik maddelerini daha ilk sözleşmede netleştirmek, ileride firma değiştirme özgürlüğünüzü korur ve sizi tek bir ekibe bağımlı kalmaktan kurtarır.
